Die Gesellschafterversammlung ist das oberste interne Willensentscheidungsorgan der Gesellschaft.

Hier werden die wichtigsten Entscheidung der Gesellschaft, der Gesellschafter und der Geschäftsführung betroffen.  Trotz der erheblichen Bedeutung für die Unternehmer und Gesellschafter, sind die gesellschaftsrechtlichen Regelungen jedoch nur vereinzelnd im Gesetz normiert und hier auch noch verstreut, sodass es für den Laien kaum zu überblicken ist.

So ist es zum Beispiel für  die Wahrnehmung von Gesellschafterrechten bedeutsam, vor der Gesellschafterversammlung- in der über wesentliche Aspekte der Gesellschaft enteisen werden soll, durch die Geltendmachung von Auskunfts- und Einsichtsrechten, sich Klarheit über den aktuellen Stand zu verschaffen.

In der Regel handeln  die Gesellschafter in der ordentlichen  Gesellschafterversammlung durch Beschlüsse.

Als ordentliche Gesellschafterversammlung bezeichnet man die zur Beschlussfassung über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Ergebnisverwendung und die Entlastung der Geschäftsführer  Die Gesellschafter haben – vorbehaltlich etwaiger mitbestimmungsrechtlicher Vorgaben im Gesellschaftsvertrag weitgehend Gestaltungsfreiheit, welche Aufgaben und Kompetenzen ihnen und welche den Geschäftsführern zustehen.  nur durch die Erstellung eines maßgeschneiderten Gesellschaftsvertrag, können hier die Gesellschafter hinsichtlich ihrer gesellschaftsrechtlichen Interessen Klarheit und Sicherheit erlangen.  Der gesetzliche Kompetenz-Katalog der Gesellschafter in § 46 GmbHG ist dispositiv und kann dementsprechend erweitert /verkürzt werden.

Die Gesellschafter handeln durch Gesellschafterbeschlüsse. Gesellschafterbeschlüsse können in der Praxis schnell mangelhaft (nichtig oder anfechtbar) sein. Gesellschafter- die mit einem Beschluss nicht einverstanden sind und diesen für mangelhaft halten- können die Mangelhaftigkeit mit Klagen geltend machen.

Daher sollten Gesellschafter und Geschäftsführer sowohl die gesetzlichen Formalien als auch die im Gesellschaftsvertrag (Satzung) selbstgegebenen Formalien genauesten beachten.

Ein häufiger Grund für die Rechtswidrigkeit von Beschlüssen sind Ladungsmängel. Mangels Satzungsregelungen ist die Gesellschafterversammlung unabhängig von der Zahl der teilnehmenden oder mitstimmenden Gesellschafter beschlussfähig. Beschlüsse können bei Ladungsmängeln ausnahmsweise nicht nur anfechtbar, sondern nichtig sein, wenn einem Gesellschafter die Teilnahme an einer (z.B. in der allgemeinen Urlaubszeit oder während seiner Krankheit anberaumten) Versammlung, in der ihn persönlich betreffende Beschlüsse gefasst werden sollen, unmöglich gemacht oder erschwert und sein Wunsch nach Terminverlegung ohne anerkennenswerten Grund ignoriert wird.

Das liegt auf der Linie des BGH, wonach es einer zur Nichtigkeit führenden Nichtladung gleichsteht, wenn ein Ladungsmangel die Teilnahme eines Gesellschafters faktisch unmöglich macht und ihm dadurch die Ausübung seines unverzichtbaren Gesellschafterrechts entzieht.

Bei Beschlussfassung durch sämtliche Gesellschafter können z.B. Ladungs- oder Ankündigungsmängel gem. § 51 Abs. 2 und 4 GmbHG geheilt werden.

Damit wichtige Beschlüsse nicht schon an den Formalitäten der Einladung scheitern, sollte vorbehaltlich des konkreten Gesellschaftsvertrages, folgendes beachtet werden.

Einberufungskompetenz zur ordentlichen Gesellschafterversammlung haben nach § 49 Abs. 1 GmbHG die Geschäftsführer.

Jeder Geschäftsführer ist grundsätzlich allein berechtigt. Der Gesellschaftsvertrag soll nach angeblich h.M. ihre Kompetenz einschränken können. Demgegenüber bleibt es jedenfalls bei Einberufungspflicht (§ 49 Abs. 2 und 3, § 5a Abs. 4 GmbHG) dabei, dass stets jeder Geschäftsführer berechtigt ist.

Zu beachten ist, dass die Einberufung einer Gesellschafterversammlung für den Geschäftsführer verpflichtend ist, wenn die Versammlung im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint.

Unverzüglich ist insb. einzuberufen, wenn die Jahresbilanz oder eine im Laufe des Geschäftsjahres aufgestellte Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist bzw. bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Zahlungsunfähigkeit droht.

Der Gesellschaftsvertrag kann die Einberufungspflicht erweitern aber nach hiesiger Ansicht (strittig und Gesellschaftsrechtlern) nicht einschränken.

Auch ein obligatorischer Aufsichtsrat ist – mangels abweichender Regelung des Gesellschaftsvertrages – zur Einberufung berechtigt, wenn das Wohl der Gesellschaft diese erfordert (vgl. § 52 Abs. 1 GmbHG i.V.m. § 111 Abs. 3 AktG).

Nach § 50 Abs. 3 GmbHG kann eine Minderheit oder ein einzelner Minderheitsgesellschafter selbst einberufen, wenn sie das Quorum von 10 %des Stammkapitals erreicht.

Daneben kann im Gesellschaftsvertrag auch noch anderen Organen (zB. Beirat) oder Gesellschaftern die Einberufungskompetenz übertragen werden.

Ist im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt, hat die Einzuberufen gem. § 51 Abs. 1 S. 1 GmbHG durch Einschreibebrief zu erfolgen.

Ob der Einberufende unterschreiben muss, ist streitig. Das Gesetz verlangt eingeschriebene Briefe – also schriftliche Mitteilung. Eine eigenhändige Unterschrift wird man daher nicht verlangen können. Vorsorglich dürfte aber zu empfehlen sein, die Einladung zu unterschreibnen.

Eine Vertretung des Einberufenden erscheint zulässig- auch hier kommt es auf die besonderen Regeln im Gesellschaftsvertrag an. Typischerweise lassen sich Gesellschafter durch ihren Anwalt oder Steuerberater vertreten.

Die Einladung ist an alle Gesellschafter zu richten, auch an nicht stimmberechtigte (zB. wenn es um die Einziehung von Gesellschaftsanteilen geht). Maßgeblich für die Gesellschaftereigenschaft ist nach § 16 Abs. 1 GmbHG die Eintragung in der in das Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste gem. § 40 GmbHG.

Die Einberufung ist an die vom Gesellschafter mitgeteilte Anschrift zu richten, nicht aber z.B. an eine in der Gesellschafterliste aufgenommene (veraltete).

Die Einladung muss Ort,Datum und Uhrzeit der Versammlung nennen. Deren Zweck, d.h. die Tagesordnung mit den Beschlussgegenständen, soll gem. § 51 Abs. 2 GmbHG bei der Einberufung angekündigt sein.

Das Nachreichen von Tagesordnungspunkten ist noch bis zu drei Tagen vor der Versammlung gem. § 51 Abs. 4 GmbHG in der für die Einberufung vorgeschriebenen Weise (eingeschriebener Brief) möglich.

Sie soll alle Gegenstände der Verhandlung, Beratung und Beschlussfassung so klar erkennen lassen, dass sie den Gesellschaftern eine sachgerechte Vorbereitung ermöglicht.

Beschlussvorschläge oder -anträge sind daher zweckmäßig. Unzulässig ist Eventual-Einberufung einer Versammlung vor Durchführung der ersten Versammlung für den Fall, dass diese nicht beschlussfähig ist. Auf die Einhaltung aller Formalien ist bei der Einberufung einer Gesellschafterversammlung streng zu achten, weil gem. § 51 Abs. 3 GmbHG nur bei ordnungsgemäßer Einberufung Beschlüsse gefasst werden können, wenn nicht alle Gesellschafter anwesend sind, und weil Einberufungsmängel zur Anfechtbarkeit bzw. sogar Nichtigkeit der in der Versammlung gefassten Beschlüsse führen können.

Die Einberufungsfrist beträgt gem. § 51 Abs. 1 S. 2 GmbHG mindestens eine Woche. Sie beginnt mit dem Tag, an dem ein eingeschriebener Brief bei ordnungsgemäßer Zustellung den letzten Empfänger unter normalen Umständen erreicht, also nach zwei bis maximal drei Tagen nach Aufgabe des Briefes.

Entsprechendes gilt für die gem. § 51 Abs. 4 GmbHG nachgereichte Tagesordnung.  Ansonsten gelten für den Fristablauf die allgemeinen Vorschriften für Wochenfristen nach §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB.

Oft wollen sich Gesellschafter- gerade wenn das Verhältnis untereinander gut ist, nicht mit unnötigen Formalien oder Fristen auseinandersetzten. In der Praxis werden Gesellschafterversammlungen häufig im Büro- oder Online gefasst. Das gilt gerade für 2 Mann GmbHs. Diesem Wunsch ist auch der Gesetzgeber gefolgt, weshalb die Möglichkeit besteht – auch konkludente – auf die Formalien und fristen zu verzichten.

Möglich ist der Verzicht auf Form und Frist der Einberufung, wenn in einer Vollversammlung alle Gesellschafter erschienen oder vertreten sind, § 51 Abs. 3 GmbHG.

Nach h.M. können Gesellschafter(vertreter) trotz Anwesenheit der Beschlussfassung wegen eines Einberufungsfehlers widersprechen; rügen müssen sie vor dem Beschluss.

Die Abhaltung einer Versammlung ist entbehrlich, wenn grundsätzlich sämtliche Gesellschafter in Textform mit der schriftlichen Stimmabgabe oder dem Beschluss einverstanden sind (§ 48 Abs. 2 GmbHG). 

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