Verstößt ein Arbeitnehmer gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten, stellt sich für viele Arbeitgeber und HR-Abteilungen die Frage, wie sie hierauf richtig und angemessen reagieren. 

Viel zu häufig habe ich, sowohl bei der anwaltlichen Vertretung von Arbeitgebern als auch bei der anwaltlichen Vertretung von Arbeitnehmern erlebt, dass der Arbeitgeber vorschnell eine außerordentliche bzw. verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen, die in Ermangelung einer wirksamen Abmahnung, in einem Kündigungsschutzverfahren, für  unwirksam erklärt worden war.

Ob und wann eine Abmahnung die richtige Reaktionsmöglichkeit ist, werden wir im nachfolgenden darstellen, damit besonders Arbeitgeber und HR- Abteilungen einen Überblick haben, wie sie zutreffend (und von den Arbeitsgerichten anerkannt) auf etwaige Pflichtverstöße von Arbeitnehmern reagieren können,  wobei hier der Beitrag nicht den Anspruch erhebt, eine Beratung durch einen spezialisierten Anwalt für Arbeitsrecht  entbehrlich machen könnte.

Sowohl die Ermahnung als auch die Abmahnung sind angemessene Reaktionsmöglichkeiten auf ein steuerbares Fehlverhalten des Arbeitnehmers. Sie sind insbesondere deshalb angemessen, weil sie bei weitem nicht so scharf und entscheidend sind, wie die verhaltensbedingten Kündigung.

Der Unterschied zwischen einer Ermahnung und einer Abmahnung liegt darin

Mit der Ermahnung weist der Arbeitgeber auf das Fehlverhalten des Arbeitnehmers hin und zeigt, das er ein solches nicht tolerieren möchte.  Die Ermahnung ist das mildeste Mittel.

Hingegen wird der Arbeitgeber bei einer Abmahnung aussprechen, dass ein weiteres Fehlverhalten- arbeitsrechtliche Konsequenzen (z.B. verhaltensbedingte Kündigung) nach sich ziehen wird.

Die Abmahnung ist damit deutlich schärfer (gerade in der Formulierung) und hat eine erhebliche praktische Bedeutung. 

Da die Abmahnung als milderes Mittel zur Kündigung oftmals Wirksamkeitsvoraussetzung ist, ist auch die Abmahnung an bestimmte Formalien gebunden, um ihrer Warnfunktion gerecht zu werden.

• Die Abmahnung muss das konkrete Verhalten (oder Unterlassen) des Arbeitnehmers enthalten und verständlich darstellen.
• Dieses Verhalten muss zwingend als Pflichtverstoß benannt und gerügt werden.
• Zudem muss der Arbeitnehmer aufgefordert werden, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten.
• Für den Fall einer weiterer Pflichtverstöße, müssen arbeitsrechtliche Konsequenzen, insbesondere eine verhaltensbedingte Kündigung, angedroht werden.

Eine Abmahnung muss nicht schriftlich erfolgen. Insoweit gibt es keinen Formzwang. Wegen ihrer erheblichen Bedeutung für die Praxis und vor allem zu Beweiszwecken in einem Kündigungsschutzverfahren, ist jedoch dringend zu empfehlen, die Abmahnung nicht nur schriftlich zu verfassen, sondern auch zuzustellen!

Ein weit verbreiteter Irrglaube bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern ist, dass es eine fest angelegte Anzahl von Abmahnungen geben muss, damit die Kündigung wirksam ausgesprochen werden kann.

Tatsächlich ist es so, dass es immer auf den konkreten Einzelfall und vor allem den korrekten Pflichtverstoß (und seiner Schwere) ankommt. Während in krassen Fällen eine Abmahnung sogar entbehrlich sein kann, wird es in anderen Fällen und leichten Pflichtverstößen erforderlich sein, mehrmals eine entsprechende Abmahnung auszusprechen. Hier wird man (am besten anhand einschlägiger Rechtsprechung) sorgfältig abwägen müssen. 

Da die Abmahnung eine erhebliche Bedeutung hat, darf der Arbeitnehmer einer solchen aus nicht schutzlos ausgeliefert sein.

Halten Arbeitnehmer eine Abmahnung für ungerechtfertigt, haben Sie einen Anspruch darauf, eine solche aus der Personalakte löschen zu lassen. Kommt der Arbeitgeber- bzw. die HR-Abteilung dieser Aufforderung nicht nach, ist zumindest der Widerspruch ebenfalls zur Personalakte zu nehmen!

Ein Löschungsanspruch kann erfolg haben, wenn die Abmahnung zu unrecht erfolgt ist. Also:

• der Pflichtverstoß nicht begangen worden ist (falsche Tatsachen) oder
• keine Pflicht zu dem vorgeworfenen Verhalten (Unterlassen) bestand

Ein Anspruch auf Lösung kann sich auch bei einer rechtmäßigen Abmahnung durch Zeitablauf ergeben!

Nämlich immer dann, wenn sich der Arbeitnehmer Jahre nach der Abmahnung vertragsgemäß verhalten hat.

Starre Grenzen wann das der Fall ist- gibt es nicht. Hier sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Gesamtumstände, insbesondere die Schwere des Pflichtverstoßen abwägen. Ggf. kann es auch ein nettes Entgegenkommen des Arbeitgebers sein, hier eine Abmahnung wieder zu entfernen.

Merke: Die Rechtmäßigkeit der Abmahnung muss stets vom Arbeitgeber bewiesen werden.

Die Rechtsanwaltskanzlei Scholz berät und vertritt im Arbeitsrecht sowohl umfassend die Interessen von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern. Durch unsere wirtschaftsrechtliche Spezialisierung im 

• Handelsrecht
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• gewerblichen Rechtsschutz

vertrauen vor allem Arbeitgeber auf unsere Expertise. Denn wir haben die Gesamtinteressen Ihres Unternehmens im Blick. 

Während wir Arbeitgebern und HR-Abteilungen vor allem beratend und gestaltend zur Seite stehen und dabei unterstützen, rechtskonform zu agieren (z.B. Wirksamkeit einer Kündigung), vertreten wir Arbeitnehmer überwiegend bei einem Kündigungsschutzverfahren.

Wenn Sie als Arbeitgeber Fragen zur Abmahnung haben oder als Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen wollen, nutzen Sie gerne die Möglichkeit einer kostenlosen Erstberatung.